Green Harvest for africa.org/Rescue help and hope for Africa. INC it is charity organization not for profit

Green Harvest for Africa implements a set of internal control procedures designed to ensure compliance with Australian laws, particularly those set out by the Australian Charities and Not-for-profits Commission (ACNC) and other relevant regulatory bodies. These procedures reflect our commitment to operating with transparency, integrity, and accountability, in line with the requirements for charities operating both domestically and overseas.

 Internal Control Procedures for Compliance with Australian Laws

1. Financial Management and Oversight

• Segregation of Duties: We ensure that no single individual has control over all aspects of financial transactions. For example, the Finance Officer processes transactions, while a separate Board member or Treasurer reviews and approves payments.
• Dual Signatories: All transactions above a specified threshold (e.g., AUD 1,000) require two authorized signatories to ensure proper oversight.
• Financial Reporting: The organization produces quarterly financial reports that are reviewed by both the management team and the Board to ensure that funds are used according to the organization’s charitable purposes.

2. Regular Monitoring and Audits

• Internal Audits: We conduct regular internal audits to verify the accuracy of financial records and compliance with the budget.
• External Audits: An independent external auditor reviews our financial statements annually, and the findings are shared with the Board and stakeholders, ensuring external accountability.
• Spot Checks: Occasional spot checks are conducted on financial transactions and project expenses to prevent misuse of funds.

3. Compliance with Australian Tax and Charity Laws

• We ensure compliance with ACNC regulations by regularly reviewing our registration status and updating required documents.
• Tax Returns: Green Harvest for Africa files annual income tax returns and complies with the Goods and Services Tax (GST) requirements where applicable.
• Record Keeping: We maintain accurate records of all donations, grants, and expenditures, as required by ACNC standards.

4. Board Governance and Oversight

• Board Meetings: The Board meets at least quarterly to review the organization’s financial performance, programs, and risk management practices.
• Conflict of Interest Policy: Board members and senior staff are required to disclose any potential conflicts of interest, ensuring that decisions are made in the best interest of the charity.

5. Human Resource Management

• Staff Training: All employees, volunteers, and Responsible People receive regular training on the ACNC’s External Conduct Standards, financial compliance, and ethical conduct.
• Code of Conduct: We maintain a Code of Conduct that all staff and volunteers are required to follow, ensuring ethical behavior and compliance with Australian law.

6. Internal Communication and Reporting

• Whistleblower Policy: A clear whistleblower mechanism allows staff, volunteers, and third parties to report any suspicions of financial or operational misconduct confidentially and without fear of retaliation.
• Complaint Resolution: There is a structured grievance and complaint resolution process to address concerns raised by stakeholders, including members, staff, and partners.

7. Monitoring Compliance Overseas

• For overseas operations, particularly in regions like the Democratic Republic of Congo (DRC), the organization implements additional monitoring controls such as:
  • Regular field visits to verify the use of funds and resources.
  • Local partner audits and financial reviews.
  • Contracts with third parties ensuring compliance with both Australian and local laws.

These procedures, combined with regular review and adaptation to changing regulations, ensure that Green Harvest for Africa operates in full compliance with Australian charity laws, ACNC standards, and other relevant legal requirements.

Electronical sign by Founder/CEO- Sylvie S

• Green Harvest for Africa /Rescue Helpe and Hpe for Africa.Inc s’assure que toutes ses activités et l’utilisation de ses ressources en dehors de l’Australie — en particulier en République Démocratique du Congo — sont pleinement alignées avec son objectif caritatif et son statut d’organisation à but non lucratif, grâce à une combinaison de mécanismes de gouvernance, de planification, de supervision et de redevabilité.
  
  Préservation de l’Intégrité de la Mission et du Caractère Non Lucratif à l’Étranger
  1. Objectif Organisationnel Clair
  • Les statuts et documents fondateurs de Green Harvest for Africa définissent clairement son objectif:
  Soutenir les orphelins et les jeunes vulnérables en Afrique à travers l’éducation, la santé, l’agriculture et le soutien psychosocial.
  • Tous les programmes à l’étranger sont évalués selon cet objectif afin d’en garantir la cohérence avant leur mise en œuvre.
  
  2. Planification Stratégique et Conception des Programmes
  • Les projets dans des pays comme la RDC sont fondés sur une évaluation des besoins directement liée à la mission de l’organisation.
  • Les activités sont détaillées dans des plans stratégiques et des plans de travail annuels, qui sont examinés par le Conseil d’administration pour assurer leur conformité avec les objectifs à but non lucratif.
  
  3. Suivi et Rapports
  • Des processus réguliers de suivi et d’évaluation (S&E) permettent de mesurer si les projets atteignent les résultats attendus conformément à l’objectif caritatif de l’organisation.
  • Le personnel sur le terrain soumet des rapports mensuels et trimestriels au siège en Australie, garantissant la transparence et le suivi des performances.
  
  4. Supervision Financière
  • Tous les financements utilisés en dehors de l’Australie sont suivis via un système comptable transparent, avec des dépenses liées à des activités caritatives approuvées.
  • Le Conseil d’administration examine les rapports financiers pour s’assurer qu’aucun avantage privé ni profit n’est tiré des ressources de l’organisation.
  
  5. Partenariat Local et Conformité
  • Les partenariats avec les entités locales (ONG, prestataires de services, etc.) sont encadrés par des protocoles d’accord (MOU) ou des contrats définissant les rôles dans la réalisation de l’objectif caritatif.
  • Green Harvest veille au respect des lois australiennes et des lois du pays hôte, notamment en matière d’activités caritatives et à but non lucratif.
  
  6. Formation du Personnel et Code de Conduite
  • Le personnel local et les bénévoles reçoivent une formation sur la mission de l’organisation, les lignes directrices éthiques et les principes de fonctionnement d’une organisation à but non lucratif.
  • Le Code de Conduite interdit l’utilisation des ressources de l’organisation à des fins personnelles, politiques ou non caritatives.
  
  7. Audits Indépendants
  • Les programmes à l’étranger et les dépenses associées font l’objet de contrôles internes et, lorsque nécessaire, d’audits externes, fournissant une vérification indépendante de l’utilisation des fonds à des fins conformes à la mission.
  
  8. Implication Communautaire et Retour d’Information
  • L’organisation implique les communautés locales dans la planification et l’évaluation afin de s’assurer que les activités répondent à des besoins réels — et non à des intérêts externes ou à des motivations lucratives.
  • Les retours des bénéficiaires contribuent à confirmer que les projets sont bien axés sur la mission et ont un impact social positif.
  
  Australie, le 05/04/2025
  Directrices Executive / PDG : Sylvie Sema Dozo
   

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